Inleiding

Archieven en collecties

Alle documenten - archiefstukken, kaarten, foto's, prenten, films, boeken, kranten en dergelijke - die door een archiefdienst worden beheerd, maken deel uit van een archief of collectie. Onder een archief verstaan we: het geheel van bescheiden dat door een persoon, groep of organisatie is gevormd als uitvloeisel van hun activiteiten. Een collectie wordt gedefinieerd als: het geheel van objecten dat doelgericht door een samensteller is bijeengebracht. Grofweg kan men zeggen dat een archief een bijproduct is en een collectie een hoofdproduct.

Het Utrechts Archiefnet biedt u een overzicht van alle archieven en collecties (ca. 3000 in totaal) die door de archiefinstellingen in de provincie Utrecht worden beheerd. Deze bestanden zijn toegankelijk gemaakt door middel van inventarissen. Een groot aantal van die inventarissen (op dit moment ca. 1200 met meer dan 500.000 beschrijvingen) kan hier digitaal worden doorzocht. Van archieven en collecties waarvan nog geen (digitale) toegang beschikbaar is, vindt u alleen een korte beschrijving van de voornaamste kenmerken op macroniveau, zoals naam, periode, omvang, beschikbare toegangen.

Bij elk archief wordt aangegeven door welke archiefinstelling het wordt beheerd. Stukken uit een archief kunt u tijdens openingstijden gratis raadplegen in de studiezaal van de betreffende instelling. Sommige archiefstukken zijn niet in te zien wegens beperkingen op de openbaarheid. Dergelijke beperkingen worden altijd vermeld bij de beschrijving van de kenmerken van het archief.

Zie: Archieven.

Archiefdiensten

Onder een archiefdienst verstaan we: een openbare instelling die archieven en collecties beheert. Op dit moment gaat het in de provincie Utrecht om 12 instellingen, die overigens niet allemaal organisatorisch en/of juridisch zelfstandig zijn. Voor u als bezoeker is dat niet belangrijk: het gaat er u om te weten waar en wanneer u ergens terecht kunt. Gegevens over openingstijden, adressen en dergelijke van de verschillende archiefdiensten vindt u in het onderdeel Archiefdiensten van deze website. De sterk uiteenlopende schaalgrootte en organisatievorm van de Utrechtse archiefdiensten heeft uiteraard gevolgen voor de externe dienstverlening. Soms moet u bijvoorbeeld een afspraak maken voor een bezoek. In alle gevallen heeft u er recht op om binnen een redelijke termijn de veelal openbare archieven en collecties kosteloos te kunnen inzien. U verricht in principe zelf onderzoek op de studiezaal van de archiefdienst. Veel geraadpleegde bestanden, zoals de akten van de burgerlijke stand of de bevolkingsregisters, zijn vaak in de vorm van microfiches aanwezig op de studiezaal. U vindt er ook allerlei hulpmiddelen bij uw onderzoek, zoals toegangen (inventarissen, plaatsingslijsten en catalogi), nadere toegangen (indexen en transcripties en dergelijke), gidsen, woordenboeken en nog veel meer. Bovendien kunt u altijd de hulp inroepen van de studiezaalmedewerker.

Provinciale archiefinspectie

Archieven van (semi-)overheidsinstellingen zijn in beginsel openbaar en kosteloos te raadplegen wanneer ze twintig jaar of ouder zijn. Hetzelfde geldt meestal voor particuliere archieven. Voor sommige archiefstukken, zoals de akten van de burgerlijke stand of de notariële akten, gelden langere termijnen. Dergelijke beperkingen van de openbaarheid hebben vooral te maken met het beschermen van de persoonlijke levenssfeer. Het is ook mogelijk dat u (delen van) archieven of collecties niet kunt inzien, omdat deze nog niet geïnventariseerd zijn of in een slechte materiële toestand verkeren. Deze beperkingen van de openbaarheid en toegankelijkheid zijn altijd tijdelijk. Met vragen en klachten over de openbaarheid, toegankelijkheid, dienstverlening en dergelijke kunt u zich het beste eerst tot de betreffende archiefdienst zelf wenden. In tweede instantie kunt u zich tot de Provinciale archiefinspectie in Utrecht richten. De Provinciaal archiefinspecteur houdt namens Gedeputeerde Staten toezicht op de zorg voor de overheidsarchieven in de provincie, inclusief de openbaarheid en toegankelijkheid voor het publiek.

U vindt de Provinciale archiefinspectie Utrecht op:
Bezoekadres: Pythagoraslaan 101, Utrecht
Postadres: Postbus 80300, 3508 TH Utrecht
Tel.: 030-2582495/2582718; Fax 030-2582320
E-mail: irmgard.broos@provincie-utrecht.nl of fred.schoonheim@provincie-utrecht.nl
Inspecteur: mw. drs. I.E.C.M. Broos; adj. inspecteur: F. Schoonheim.
Zie voor verdere informatie de gezamenlijke website van de provinciale archiefinspecties:

www.lopai.nl

Kring van Utrechtse archivarissen

De website is een product van de Kring van Utrechtse archivarissen. Deze vereniging is in juli 2001 opgericht met als doel het bevorderen van de samenwerking tussen de leden en de behartiging van het gemeenschappelijk belang van het archiefwezen in de provincie Utrecht. De eindverantwoordelijkheid voor het beheer van deze website berust bij de leden en het bestuur van de Kring. De deelnemende archiefdiensten houden zelf de informatie over de eigen archieven, collecties en dienst bij, op basis van een aantal afspraken.

Voor informatie over de Kring kunt u zich wenden tot de secretaris: dhr. R.P.M. Rhoen, Postbus 513, 3700 AM Zeist tel. 030-6987228; email gemeentearchief@zeist.nl.

Website

Het hoofddoel van de website is het verbeteren van de informatievoorziening over de Utrechtse archieven en collecties en de archiefdiensten voor een zo groot mogelijke groep van belangstellenden. Bij de ontwikkeling van de website is uitgegaan van een groeimodel. In de eerste fase, die op 16 oktober 2002 van start is gegaan, wordt informatie aangeboden over:
- de archieven en collecties
- de archiefdiensten.
De website biedt een volledig, gestandaardiseerd en actueel overzicht van alle in de provincie Utrecht bij de openbare archiefdiensten aanwezige archieven en collecties. Het is daarmee de opvolger van het verouderde, gedrukte Utrechtse archievenoverzicht uit 1985. Bovendien kan men dankzij de informatie over de archiefdiensten en de gemeenten en waterschappen te weten komen hoe, wanneer en waar het gezochte materiaal kan worden geraadpleegd. Via de aangegeven e-mail-adressen kan steeds gecommuniceerd worden met de verschillende archiefdiensten. De website zal in deze eerste fase vooral een functie vervullen voor onderzoekers die willen weten of over een bepaald onderwerp bronnenmateriaal te vinden is en die hun bezoek aan een Utrechtse archiefdienst thuis willen voorbereiden. Het is de bedoeling om de website in de komende jaren verder uit te bouwen. Dat kan zowel in de vorm van verdieping als verbreding van de aangeboden informatie en diensten. Natuurlijk willen wij daarbij graag rekening houden met de wensen van de gebruikers. Waarschijnlijk zal in de volgende fase nadere informatie over de archieven en collecties worden aangeboden in de vorm van toegangen (inventarissen, catalogi en dergelijke) en nadere toegangen (indexen en dergelijke).

De website is ontwikkeld door en in opdracht van de Kring van Utrechte archivarissen. Techniek en vormgeving c.a. is verzorgd door Groenendijk Web Programming Services te Hilversum. Het kaartmateriaal is gemaakt door R. van den Brink van de provincie Utrecht, terwijl de beide overzichten van bestaande en opgeheven gemeenten en waterschappen het werk zijn van A.N. Beets van de provincie Utrecht. De bouw van de website is financieel mogelijk gemaakt door subsidies van de provincie Utrecht en de Provinciale archiefinspectie.

Voor algemene opmerkingen en vragen over de website kunt u contact opnemen met de redactie: redactie@utrechtsarchiefnet.nl.